《搞定GTD》:用管理行为来升级思维 | 狗熊月读

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01. 实践GTD的十年

今年是2017年,如果让我回顾自己的上一个人生10年的话,我忽然发现,我在这十年的最大收获,不是金钱(肯定不是这个,因为现在依然很穷),也不是经验(虽然自己在这10年做了很多事情,的确积累了很多方面丰富的经验),甚至也不是我一直引以为傲的输出(比如写过的书,几十万的文字,数百期播客节目),而是一种有价值的思维方式和行为模式。这种行为模式,源自于我在10年前读的一本书,这不是一部文学名著,也不是什么思想深刻的经典著作,它只是一种方法论,但自从坚持使用它之后,我的生活和工作开始慢慢地变化,慢慢地朝着一种良性、健康、更有效率,更有价值的方向前行。甚至我可以说,在我过去的这10年里,这本书和它所提出的方法,给我带来了最大的影响,让我慢慢地成为了现在的自己。今天这期节目,我想向你正式地介绍这本书,介绍我一直在用的这种个人管理方法,本期狗熊月读,美国个人管理专家戴维·艾伦的现象级个人管理著作:《搞定:无压工作的艺术》,它还有个更好听的英文名:Getting things done (GTD)。

GTD

02. GTD诞生的前世今生

虽然在《搞定》这本书里有说明什么是GTD,但我觉得维基百科的解释其实更加简洁易懂。搞定(Getting Things Done / GTD),是一种行为管理的方法,也是戴维·艾伦写的一本书的书名。GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。我们先大概有这样一个概念就好,之后,我们会在下面的章节再深入具体地了解它。

在聊GTD之前,咱们不妨来简单了解一下常见的时间管理方法和原则。

我们在讲《每周工作4小时》时,曾经着重讲过“帕累托法则”,也就是大家常见的80/20法则,在生活和工作中,很多重要的事务都只需要大约20%的时间与精力投入,却可以带来80%的回报,在工作时,应该尽量抓住这些事务。

我们在讲《创新者的思考》和《奇特的一生》时,曾经提到了四象限工作法,也就是把工作分为“重要且紧急”、“重要但不紧急”、“不重要但紧急”和“不重要不紧急”四种。一个成功高效的专业人士应该尽量把优质的时间和精力花在“重要但不紧急”的事务上,这样长久下来“救火”性质的工作会越来越少,也就越能主动把握自己的工作方向。

我们在讲《精力管理》时,也提出了“管理精力”的概念。从那本书里我们了解到,时间其实是无法管理的,你可以管理的,其实只有自己的精力。精力又分为体力、心智、精神等方面。观察自己的精力状态,根据精力状态去安排与执行工作,会带来更有效率的状态。

我们在讲《高效能人士的七个习惯》里,学到的第一个习惯就是“要事第一”,每天都需要把最大的时间和注意力投入集中在最重要的事情上。而什么是最重要的事情呢?这需要自己先明确自己的使命,或者说是人生的目标与计划。只有这个终极问题有了一个自己的答案后,你才能判断什么事情对于自己最重要。

这还只是我们在“狗熊月读”里有涉及到的时间与效率管理的方法,如果真要把市面上所有的时间管理术都总结一下的话,估计这期节目聊个两三个小时也不够。大狗熊我自己试验了很多不同的时间管理方法,也对比过他们的优势与劣势。简单地说,它们都很有用,但它们也都不完全实用。时间的复杂性、我们这个时代的事务的复杂性,这些方法可能都低估了。

GTD正是在这个信息爆炸,每个人都有着几乎无限长的待办事项清单的时代横空出世,并迅速地成为高效能人士的一项重要工具。在2001年问世之后,GTD几乎成为了一种文化现象,数不清的国外达人在各种场合推荐它,比如《复联》的导演Joss Wheadon就是GTD的脑残粉。中国也有很多人在推行GTD,比如我的一位朋友,职场畅销书《小强升职记》的作者邹鑫,就是GTD的中国推广者之一。

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我自己是在2007年年中时开始接触到GTD的。最初是阅读了第一版的《搞定》,在那个版本里,GTD被翻译为“尽管去做”。在阅读那本书之前,我的工作感觉很吃力。当时的我在一家云南本地的企业打工,并负责管理一个部门,总是感觉时间不够,想法太多,精力不够,压力很大。学习了GTD之后,我开始慢慢地将GTD原则实践到生活中。慢慢地,工作的压力的确减轻了,或者说,我面对同样的工作时不会再有巨大的压力了。之后,我慢慢地把GTD的原则内化到自己的日常工作里。然后,一些奇妙的变化发生了:效率的提高这是自然的,但好像还有更深层次的变化,我似乎变得更有自信,当面对一些充满不确定因素的陌生情况时,我会有一种平静的感觉,这在以往是不可能的,我只习惯呆在自己的舒适圈里。甚至对于一些人生的重要问题,比如我经常说起的“保安三问”,也感觉多了一些思考和理解。这些变化是由GTD带来的吗?我不能绝对这么说,但我可以肯定的是,GTD的那种工作方式,对于思维方式也会有一些影响,这些影响可以改变一个人的思想,也自然就改变了人的行为。当思想和行为都产生变化,这个人的未来也会发生改变。

当然,这么说的话,你可能会觉得,我靠那么厉害,这GTD简直是神功附体一样啊!好像学会它,生活就会产生巨大变化一样,其实现在还真有很多培训机构打着GTD的幌子办一些收费奇贵的培训骗钱。我在开始介绍它时,必须先说明,生活的变化必须是通过行动来产生的。学并不是行动,练习和实践才是。GTD是一种有效管理个人行为的方式,但它不是万能的,而且也有一些弱势,关键在于你将它应用于自己的生活,并真正改变自己的行为模式。而且这种变化需要一个比较长的周期(按戴维的经验,大约需要2年的时间,就我个人的经验来说,我感到GTD对我的生活造成了良性的改变,大约是我开始使用它1年半以后)。

好啦,聊了那么多GTD的背景,接下来我们就来看看,GTD这套方法的理论原则是些什么。

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(以下部分为会员专享内容)

  1. 关于GTD的理论知识
  2. 实践GTD – 第一步:收集
  3. 实践GTD – 第二步:处理
  4. 实践GTD – 第三步:组织
  5. 实践GTD – 第四步:回顾
  6. 实践GTD – 第五步:执行
    09.自下而上的工作法
    10.工具对于GTD的意义

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11. GTD对于思维与行为的改变

我在使用GTD进入到第二、三年时,有一种明显的感觉:自己不但行为比起以前更有效率,这是GTD带来的直接改变,而且我的思维模式,似乎也变得更加高效,且更有目标性。通常在GTD规划期间预想的目标,往往都可以顺利地达成。为什么会这样呢?在《搞定》这本书的最新版里,戴维收集了这几年来使用GTD的一些研究,我发现我并不是唯一有这种感觉的人。戴维说,多年来,他接触过GTD方法的许多使用者,他注意到他们往往在应用这个模式的过程中表现出3个阶段的精通水平:

  1. 采用最基本的工作流程管理;
  2. 执行一个较为高级和综合的全方位生活管理系统;
  3. 利用技能创造明确的空间,完成任务,并且使你的表现越来越得体。

在与别人交流(合作)的过程中,如果你在接收信息、组织整理以及管理的各个方面都做到无懈可击,别人自然就会对你给予特别的信任。更重要的是,你在处理自身世界的过程中带着一定程度的自信,这是难能可贵的。而这恰恰就是收集生活中所有未尽事宜所产生的直接结果,它将显著提高你的心理健康程度,大大改善你的人际关系质量——无论是在个人生活方面,还是在工作方面。

你可能面临的最大挑战是:一旦你自己和周围的人习惯于提问“下一步行动是什么”,再碰上那些没有同样习惯的人会让你感到异常沮丧。因为你已经认识到,这个问题可以帮助你快速地阐明任务、提出方案,所以当你看到别人不采用这种方法的时候,必然会感到难以接受。

凭直觉想象一下12~18个月后你想要达到的境况:那时你的工作会是什么样的?那时的工作状况会引发哪些变化?要尽量具体,要考虑方方面面的细节,然后你就会了解到,为了达成这一目标,你在个人方面要做出哪些牺牲,要对目前的环境和自己的状态做出哪些调整和改变。这种预先想象目标和在大脑里预演的方式,可以让使用GTD的人更靠近预设的目标。当你日复一日地以此为动力来组织整理一切事务时,这将成为习惯,融入你的血液,你看得更透彻、想得更深远、得到更多、效率更高。你不断地发现问题、解决问题,不断地设定目标、达成目标,不断地预想结果、付诸行动。

长期使用GTD的人,会形成这样的思维模式:定义结果,确定行动

GTD不仅是一种管理任务和项目的做法。在许多方面,它侧重于有意义的工作、有思想的生活,以及心理的健康,而不只是提供高效率的工作方法。GTD所强调的结果型思维,要求我们考虑生活事务,并学会有效地捕捉、理清、组织整理事务,以及评估结果,以便我们能更清晰地思考,无疑能真正改善我们的生活体验。

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12. 结语:平静地搞定所有事

很多朋友关注我的播客可能正是因为GTD和时间管理,如果是这样,你也可以找一找我在几年前录制的GTD专题节目,对比着听一听过去和现在的两期节目,可能会有更多的收获。

有一个很形象的比喻,GTD系统就像是你给自己安装的一个操作系统,通过它,你的能力、行为和思维都会有显著的提高。但这个系统需要花些时间安装(比如一两周的时间),还需要花更长的时间来实践和调整。戴维认为,最少也要花费两年时间,才能最终将这个实践阶段完全纳入个人的生活和工作循环体系,并持续进行维护。而且随着你的生活、工作和环境发生变化,你的GTD系统也需要进行较大的升级。比如我现在有了小孩,我就发现以往我的时间管理经验,完全被小孩秒杀。但通过几个月的摸索,我也总结出了一些在有小孩的阶段进行时间管理的技巧。接下来,我也会给自己目前的GTD系统进行一次升级,让它更加适应我现在的工作和生活。

《搞定》是这样一本指南,它帮助我们进入精力集中同时又放松自如的状态,这恰恰就是获得最高效率时的状态。在这样的状态下,你可以更有生产力,也可以在高效工作的时候感受到没有压力的美妙感。对于GTD,我感觉还有一些技巧和方法没有说完,也许这个技巧更适合以课程的方式进行讲授。也许我之后会推出一个定制化的GTD培训教程,教想学这个技巧的朋友如何学会并实践它。如果你感兴趣,不妨持续关注我的最新动态。

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说到这里,可能会有朋友还是会提出这样的问题:我干嘛要学习一项如此复杂的技能,只是为了让自己能做更多事情啊?举个例子,当你花了很多时间、精力和金钱学会了开车,考了驾照,买了自己的车之后,你会发现这个世界产生了很大变化:你可以去的地方变得更多了,你的生活中的可能性也极大地扩展了。GTD是一种工具,需要技能来操作,它就像是开车这项技能一样。重点不在于你掌握它之后可以更高效地做更多事,重点在于你习惯了这种思维模式之后,你的人生可能会有意想不到的改变。因为GTD的精髓在于预设目标,通过下一步行动来实现,而思考结果是促使希望转化为现实的最有效的手段之一。

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大狗熊 | Bear Liu

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主播·写作者·设计师 热爱旅行、音乐、电影、阅读,喜欢在生活中挖掘苹果软件、硬件的应用乐趣并进行分享。自 2011 年至今,5 年共参与制作开发 40 余款 iOS 端 App 应用。于 2012 年创办的自媒体网络脱口秀节目《狗熊有话说》播客获苹果 iTunes 2013年“年度精选最佳社会与文化播客”,是 iTunes 中国区长期推荐播客。于2012年出版著作《苹果物语》,其创新性的以故事驱动数码应用技巧的方式深受读者好评。